MODULE I:
LA FONCTION COMPTABLE ET L’ORGANISATION COMPTABLE D’UNE INSTITUTION DE MICROFINANCE

Objectif : Outiller les comptables des IMF à la maîtrise et à l’exercice de leur fonction

SOMMAIRE

I- DEFINITION DE LA COMPTABILITE 3
II- LES DISPOSITIONS LEGALES QUANT A LA PRODUCTION DE L’INFORMATION COMPTABLE 3
III- REGLES FONDAMENTALES DE TENUE DE LA COMPTABILITE 5
3.1-Principes d’organisation de la comptabilité 5
3.2- Obligation impérative d’appuyer tout enregistrement par des pièces comptables justificatives de l’opération enregistrée 5
3.3- Contenu des enregistrements 5
3.4- Validation et irréversibilité des enregistrements 6
3.5- Clôture informatique 6
3.6- Date de valeur comptable 6
3.7- Conservation des données enregistrées 7
3.8-Garantie d’une possibilité de contrôle 7
3.9- Numérotation et datation des états périodiques 8
IV- ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 8
4.1- Supports et Livres comptables 8
4.1.1- Livres et supports obligatoires 8
4.1.2- Autres états dont la tenue est recommandée 9
4.1.3- Conditions de validité des documents 9
4.1.4- Système comptable informatisé 10

DEFINITION DE LACOMPTABILITE

La comptabilité est un système d’informations permettant, non seulement de saisir et d’enregistrer les transactions ou les opérations effectuées par l’organisation, mais aussi de les regrouper, de les résumer et de les communiquer. Les états comptables constituent une mine d’informations dont l’analyse est précieuse pour la décision.
On distingue la comptabilité d’engagement (oucomptabilité d’exercice) et la comptabilité de caisse (ou comptabilité de trésorerie).
La comptabilité d’engagement enregistre les opérations au moment où elles ont lieu, même s’il n’y a pas eu d’échange monétaire entre les parties.
La comptabilité de caisse n’enregistre les produits que lorsqu’ils ont été encaissés et les charges lorsqu’elles ont été décaissées.

Le comptable a pour mission :• D’enregistrer les informations comptables conformément aux normes comptables ;
• D’élaborer les états financiers ;
• Archiver et de classer les documents et pièces comptables.

LES DISPOSITIONS LEGALES QUANT A LA PRODUCTION DE L’INFORMATION COMPTABLE

Des instructions de la BNR précisent l’obligation de la production des états financiers :

Article 21
Toutecoopérative, union ou fédération est tenue de mettre en œuvre un système de contrôle interne qui porte sur tous les aspects touchant à son organisation et à son fonctionnement et qui lui permet de procéder à l’évaluation :
– de ses politiques et pratiques financières ;
– de la qualité et de la fiabilité de sa comptabilité ;
– de l’efficacité de son contrôle interne ;
– de laconformité de ses opérations avec les textes législatifs, réglementaires, les statuts qui la régissent de même qu’avec les normes et usages professionnels et déontologiques ainsi qu’avec les orientations et normes de gestion formulées par son conseil d’administration ;
– de la qualité, de l’exhaustivité et de la fiabilité de l’information, qu’elle soit destinée à la Banque Centrale, au conseild’administration, aux responsables de sa gestion ou à son assemblée générale ;
– des conditions d’évaluation, d’enregistrement, de conservation et de disponibilité de cette information.
Le système de contrôle interne doit être adapté à la nature, au volume des activités et à la taille de la coopérative, de l’union ou de la fédération, ainsi qu’aux risques de différentes natures auxquels elleest exposée.

Article 23

Toute coopérative, union ou fédération doit veiller à ce que l’organisation comptable mise en place, pour arrêter le bilan, les comptes de résultats et tous autres états financiers, garantisse l’existence d’un ensemble de procédures permettant :
– de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;
– de justifier toute information par une pièce…