Frais professionnels
Textes de références : Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Circulaire ministérielle n° DSS/SDFSS/5B/2003/07 du 7 janvier 2003 Arrêté du 25 juillet 2005 modifiant l’arrêté du 20 décembre 2002. Lettre circulaire ACOSS n° 2005-126 du 25.08.2005 Circulaire interministérielleN°DSS/DGT/5B/2009/30 du 28 janvier 2009 relative aux frais de transport entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés Observation préalable : Afin d’accompagner la mise en oeuvre de la réforme des avantages en nature et des frais professionnels, la circulaire ministérielle du 19 août 2005 procède à une synthèse de l’ensemble des questions – réponses diffusées en 2003 et en 2004. Les questions -réponses, désormais classées par thème, ont été complétées par deux nouvelles questions ayant trait aux frais d’installation occasionnés par une mobilité professionnelle et aux repas d’affaires. Pour plus d’informations, consultez la circulaire Acoss n°2005 – 129 du 6 septembre 2005 reprenant la circulaire ministérielle n°2005/389 du 19 août 2005.

Notion de frais professionnels
Les fraisprofessionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail. L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels :

° soit sous forme de dépenses réellement engagées, ° soit sous forme d’allocations forfaitaires à conditionqu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par
l’arrêté. Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais :

° Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail, ° Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des
nouvellestechnologies de l’information et de la communication,

° Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle, ° Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés
étrangères, détachés en France, ° Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départementsd’outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre. Ne peuvent bénéficier du forfait :

° les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d’exercice libéral à responsabilité limitée, ° les PDG de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme, ° les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée.
Documentd’information synthétique établi à la date du 30/12/10 Les services concernés des Urssaf sont à votre disposition pour vérifier l’application de cette réglementation à votre cas.

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Il incombe à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pourfrais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales.

Indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires
L’arrêté du 20 décembre 2002 prévoit l’indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires pour les dépenses de :

° ° ° °

nourriture, logement, frais liés àl’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel, frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération deux situations sont possibles :

° si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès…