Faire le bilan
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François Nappey
Ancien animateur louveteau, scout et pionnier
Actuellement animateur de relais et webmaster
BAFA
L’exercice comptable pour les Scouts de France dure normalement du 1er septembre au 31 août. Au début du mois de septembre, le comptable de l’unité doit donc faire le bilan annuel de sa comptabilité. Et c’est là que les choses se compliquent …
On avolontairement occulté des cas de figures pourtant fréquents dans la présentation d’un bilan mensuel. En effet, il peut arriver qu’on reçoive un chèque fin juin par exemple, et qu’on ne le dépose sur le compte que mi-jullet. Il ne devrait donc pas apparaître dans le bilan du mois de juin, alors que la transaction a bien eu lieu en juin, mais pas le paiement. Qu’importe, on notera cette opération enjuillet, et cela passera inaperçu. A l’inverse, lorsqu’on signe un chèque, on ne sait pas quand est-ce qu’il va être encaissé. On le note donc dans le bilan du mois de juin, et on constate qu’il n’a été encaissé qu’en août.
Les opérations prévisionnelles
Ces opérations sont des opérations prévisionnelles, càd qu’on les prévoit dans la comptabilité sans savoir quand est ce qu’elles serontvalidées. Lorsque vous signez un chèque, l’argent correspondant au montant de ce chèque est « engagé » (vous ne pouvez pas le dépenser). Mais il peut n’être soustrait de votre compte que plusieurs mois après la date à laquelle vous avez signé le chèque, voir même parfois, jamais.
Ces opérations prévisionnelles compliquent passablement la gestion d’une comptabilité. Dans votre compta d’unité, vousdevez en tenir compte (il faut mieux avoir une bonne surprise en fin de mois en constatant qu’un chèque n’a pas été encaissé qu’en constatant que vous êtes à découvert), mais dans votre bilan annuel, vous ne devez plus en tenir compte si le transfert d’argent n’a pas effectivemment eu lieu durant cet exercice. Une opération prévisionnelle non-encaissée devient une écriture d’inventaire dans lebilan annuel.
Gestion des dettes
Les opérations prévisionnelles n’ont généralement pas lieu sur la caisse. Les tranferts de liquides sont généralement instantanés, mis à part pendant le camp, ou vous pouvez gérer dans votre comptabilité les dettes en liquide des scouts (chaque année, on achète une brosse à dent pour l’un, un tube de crème solaire pour l’autre, une casquette, etc). Biensouvent, les enfants attendent le retour du camp pour vous rembourser leurs dettes. Ce sont donc des opérations prévues pendant le camp, mais qui sont encaissées plus tard. Sur le compte bancaire, ce genre d’opérations est beaucoup plus fréquent. Il y a en effet toujours un délai entre le moment où vous déposez de l’argent sur votre compte (en liquide ou en chèque), et le moment où la banque validecette transaction (on parle de date de valeur). Vos relevés bancaires risquent donc de ne pas correspondrent à votre bilan comptable mensuel ou annuel si vous tenez compte des opérations prévisionnelles.
Il est donc quasimment indispensable de rajouter une colonne dans votre tableau comptable, celle de la date à laquelle l’opération a été validée. Si vous tenez votre compta à la main, cela vouspermettra de voir rapidement quelles sont vos écritures d’inventaires au moment du bilan annuel: ce sont toutes les opérations qui n’ont pas de dates de validation, ou dont cette date est supérieure au 1er septembre. Si vous faites votre compta sur ordinateur, vous pourrez en plus trier vos opérations suivant cette date, de sorte à obtenir une copie quasi conforme de vos relevés bancaires parexemple.
Que faire des écritures d’inventaires dans le bilan ?
Très rapidement, on constate que si vous avez bien tenu votre compta durant toute l’année, ce sont les écritures d’inventaire qui sèment la pagaille dans le bilan annuel. Ce ne sont pas les écritures d’inventaires de cette année, mais celles de l’année dernière. Le bilan se fait en effet de la manière suivante:
|Trésorerie…