Planification
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La planification consiste à allouer du temps bloc opératoire à des praticiens ou à des groupes de praticiens pour leur permettre de prendre en charge leurs patients
Objectif
La planification consiste à allouer du temps bloc opératoire (à travers l’allocation de temps de vacation – exprimé en heure/salle -) à des praticiens ou à desgroupes de praticiens pour leur permettre de prendre en charge leurs patients.
Dans le cadre d’une recherche d’optimisation, cette pratique est incontournable pour permettre au chef de bloc d’allouer le « temps salle » suffisant et de déterminer les effectifs nécessaires à la réalisation des interventions par les praticiens.
Par conséquent, ce processus participe à calculer le budget de la spécialitéou du pôle (recettes : connaissance des prévisions d’activité / coûts : connaissance du temps d’utilisation des salles et des effectifs mobilisés).

Résultats attendus :
• optimisation de l’utilisation des salles
• optimisation des ressources humaines
• qualité et sécurité de prise en charge
• régulation des activités des unités de soins
• réduction des sources de conflit
Description de lapratique

1) Type de planification
Selon les établissements, différents types de planification existent. Le tableau ci-dessous présente leur nature et leurs atouts, accompagnés de commentaires.

Au regard des établissements observés, la pratique la plus efficace est la mise enplace de vacations dédiées à la spécialité.

2) Méthode de calcul du volume des vacations

La méthode laplus efficace doit combiner à la fois l’analyse des données de l’année précédente, les capacités d’hébergement et le projet stratégique de l’établissement et sa déclinaison au sein du pôle.
• Détermination des vacations en fonction des besoins constatés l’année précédente
o Les vacations doivent être égales non pas au temps « historiquement » affecté au praticien ou à la spécialité mais au tempsd’occupation effective de la salle (Cf. détail du calcul présenté dans la rubrique « Facteurs de succès » et dans la présentation de l’outil« EVALVAC»).
• Prise en compte du projet stratégique de l’établissement, du pôle, du service
o Le besoin en salles doit être modulé selon les projets en cours :

• Prise en compte des capacités d’hébergement
o L’activité du bloc opératoire est liée àla capacité d’hébergement : tout patient opéré doit êtrehébergé dans une unité de soins. Le schéma ci-dessous illustre le principe du calcul : si 100patients se présentent un jour donné pour un acte nécessitant une intervention d’une heureet une durée moyenne de séjour (DMS) de 3,5 jours, le bloc de 10 salles devra ouvrir 10heures (10 salles x 10 heures = 100 patients) et la capacité d’hébergementdevra compter aumoins 350 lits (100 patients x DMS de 3,5 jours).

Le calcul devra être fait pour chaque spécialité et chaque unité en distinguantl’hospitalisation conventionnelle et l’ambulatoire.L’outil EVALVAC présenté au § 6.2 permet de réaliser ces calculs.

Remarque : cette méthode peut également être utilisée pour dimensionner au mieux un blocopératoire au moment de sa conception.3) Prise en compte de la saisonnalité
La planification devra prendre en compte nécessairement la saisonnalité de l’activité.
Quelques cas pour illustrer ce phénomène :

La planification devra être réalisée pour chaque période (on pourra réaliser 3 simulationsavec l’outil EVALVAC pour déterminer le nombre de salles à ouvrir, leurs horairesd’ouverture, l’affectation des vacations auxspécialités ou praticiens et le nombre de lits àouvrir). Cette planification impose la connaissance de l’activité (Cf. le processus« enregistrement ») durant chacune des périodes.
Facteurs de succès
La planification suppose l’analyse de données d’activité en heures d’occupation des salles. L’activité doit être « monitorée » régulièrement voire en permanence (Cf. le paragraphe consacré au processus «…