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Animation d’une réunion :
I- Définition d’une réunion :
Définition de Wikipédia :
Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s’ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d’être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d’exigence requis. Par ailleurs, la prisede décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide.
II- La réunion ?
Pour prendre une décision les mails ou courriers ne sont pas suffisants. Le face à face est plus efficace, l’intérêt étant de profiter de la dynamique d’un groupe.
Pour cela, il est nécessaire de respecter ou définir les points suivants :
* Le temps.
* La nature de laréunion : « informer », « discuter », « négocier ».
* L’objectif ; le pourquoi de cette réunion ? La finalité.
* Le lieu de la réunion.-
* La présentation de l’animateur de la réunion situant bien le cadre de celle-ci.
* La désignation d’une personne chargée du compte rendu de la réunion.
Le face à face est aussi possible sous forme électronique c’est à dire par chat, vidéo conférence ouaudio conférence.
A. Le rôle de l’animateur :
L’animateur a trois fonctions qui sont des fonctions de production, de régulation et de facilitation :
* La fonction de production : produire, obtenir un résultat.
* La fonction de régulation : avoir les bonnes conditions pour atteindre l’objectif de la réunion, soit en orientant ou recentrant le débat afin de diriger la discussion.
*La fonction de facilitation : faciliter, c’est-à-dire libérer la parole en instaurant un climat de confiance. L’animateur met les intervenants à l’aise pour s’exprimer.
L’animateur a besoin de posséder une bonne élocution en public, il gère son stress par le travail et la préparation.
B. L’objectif :
Il détermine la production, le résultat qui doit être produit à la fin de la réunion.L’animateur est le garant de celui-ci par la facilitation et la régulation.
C. Le rôle des participants :
C’est l’animateur qui en fonction du cadre posé détermine le rôle des prticipants, en tout les cas, ces derniers doivent :
* Etre à l’écoute
* Participer
* Écouter, répondre, poser les questions, comprendre
* Agir en fonction de la nature de la réunion (Par exemple : pour uneréunion commerciale ? apport d’information en fonction de son métier propre.).
* Eventuellement gardien du temps ou de l’objectif par délégation des tâches de l’animateur.
D. Les résolutions des problèmes :
Exemple : Diminution des Accidents de Travail.
Les problèmes peuvent être Techniques, Matériels ou Humains. Lorsque celui-ci est rencontré, on en discute, on le note pour en reparler lorsd’une réunion de résolution de problème dont on fixe une date.
Après la réunion il faut faire le point. Le résultat est-il atteint ? Si non, il faut chercher à s’améliorer pour les futures réunions. L’animateur à une obligation de remise en question.
III- Les types de réunions :
TYPE DE REUNION | OBJECTIF DE LA REUNION | EXEMPLES |
Information | Transmettre des informations | Conférence,enquête |
De Groupe | | Brainstorming |
De Discussion | Discuter, échanger des points de vue | |
De Résolution de Problème | Pouvoir prendre des décisions | |
Négociation | Parlementer, obtenir un accord | |
Evolution (Changer les mentalités) | Prévenir en matière de sécurité, d’économies d’énergies | |
IV- Logistique de la réunion :
La logistique correspond à tous les moyenshumains, financiers et matériels qui doivent être mis en place à un moment T, il s’agit de « l’organisation de la réunion ». Comprenant les faits suivants :
? Choisir le lieu en fonction du nombre de personne et du matériel nécessaire (collation, prise électrique…). Y a-t-il un besoin de prise de note, besoin d’intervenants, de supports.
? Convoquer les participants qu’il vaut mieux…