GESTION D’UNE CONFERENCE
1. Chaque année un certain nombre de chercheurs se réunissent et décident d’organiser des conférences scientifiques, souvent il s’agit de conférences internationales. 2. Le comité de programme d’une conférence est formé d’un à cinq organisateurs (des chercheurs ayant la responsabilité d’organiser la conférence) ainsi que de nombreux rapporteurs (ces derniers auront pourcharge de lire les soumissions et d’élaborer un rapport pour chaque soumission). 3. Lors de la création d’une conférence, il est nécessaire de déterminer le titre de la conférence et la ville ainsi que le lieu (hôtel, centre de conférences) où elle se déroulera. Un calendrier précisant les dates importantes pour la conférence doit également être établi ainsi que le nombre minimal et maximal departicipants. 4. Un « appel a soumission » est élaboré et diffusé internationalement. 5. Suite à l’appel à soumission n’importe quel chercheur peut faire une soumission, c’est à dire faire parvenir un document décrivant ses travaux scientifiques. 6. Plusieurs auteurs peuvent contribuer à une même soumission. Une soumission n’est pas prise en compte si elle arrive après la date limite de soumission(date fixée dans le calendrier lors de la création de la conférence). 7. Une fois que la date limite de soumission est passée, le comité d’organisation se réunit et décide de répartir l’ensemble des soumissions reçues (il peut y en avoir plusieurs centaines selon la taille des conférences) entre les différents rapporteurs. 8. La répartition se fait en fonction du thème de l’article et des spécialitésde chaque chercheur devant évaluer une soumission de manière à ce que chaque article soit revu par des spécialistes du domaine. Afin d’avoir plusieurs avis indépendants, on associe à chaque article entre 1 et 4 rapporteurs (le nombre de rapporteurs par soumission dépend de la conférence mais est le même pour toutes les soumissions d’une même conférence). 9. Le document leur est envoyé. 10. Lesrapporteurs doivent fournir en retour une note et un rapport (sous forme électronique) avant la date limite de réception des rapports. 11. Le comité d’organisation se réuni ensuite et, à partir des différents rapports, sélectionne l’ensemble des soumissions qui seront acceptées. 12. Les auteurs sont finalement prévenu du fait que leur soumission à été acceptée ou refusée. 13. A chaque conférence estassociée un document, « les actes de la conférence ». Ce document regroupe l’ensemble de tous les articles acceptés. 14. Plus précisément chaque auteur est tenu d’envoyer, si sa soumission a été acceptée, une version définitive de l’article. C’est cette version qui sera publiée dans les actes. 15. Pour chaque conférence, la date limite de réception est fixée dès le départ. 16. Le rôle desorganisateurs consiste à regrouper les papiers, à les ordonner, à faire la mise en page finale (entre autre à numéroter les pages), puis à envoyer les actes de la conférence pour publication à un éditeur. 17. Afin de choisir l’éditeur, on souhaite conserver pour chaque éditeur des informations concernant les prix qu’il propose ainsi que les délais de livraison. 18. Après avoir sélectionné les différentessoumissions, le déroulement de la conférence même doit être planifié. Ce sont les organisateurs qui s’en chargent. 19. Concrètement dès la création de la conférence, la date de début et de fin de la conférence a été fixée. Il reste à décomposer le temps disponible en « sessions ». 20. Chaque session est caractérisée par un titre, la date à laquelle elle a lieu (entre la date de début et la date de finde la conférence évidemment), l’heure de début et l’heure de fin. 21. Plusieurs sessions peuvent avoir lieu en parallèle. On parlera dans ce cas de « sessions parallèles ». 22. Certaines sessions sont au contraire des sessions plénières. 23. Cette différence est importante du point de vue des organisateurs dans la mesure où tous les participants peuvent assister aux sessions plénières (ce n’est…