La rédaction des courriers commerciaux
21 Février 2011 1 er Mars 2011

Isabelle OBIOLS

Programme.
• Introduction • La mise en forme • Les différents types de courriers commerciaux – La lettre de commande – La lettre de réclamation – La lettre de relance – L?offre promotionnelle ou lettre de vente

OBJECTIF
Maîtriser la rédaction des différentes correspondances commerciales Introduction

La correspondance commerciale
• Elle obéit à des règles bien précises, pour la présentation comme pour la rédaction. • Elle demande ordre, précision, concision. • La correspondance commerciale se prête le mieux à l’emploi de modèles, car la fantaisie n?est pas de mise dans ce cas. • Certes, la liberté est admise et n’est pas jugée défavorablement, mais il vaut mieux employer des phrasesstéréotypées qui ont fait leurs preuves, elles évitent les ambigüités et les divergences d’interprétation.

La mise en forme

Les 7 éléments du courrier
• 1/ Vos coordonnées ou entête de lettre. • 2/ Coordonnées du correspondant. • 3/ Références (« Vos Réf. », « Nos Réf. ») , « Objet de la lettre » et « Pièces jointes » . • 4/ Lieu et Date (le lieu peut être omis, s’il est indiqué dans voscoordonnées) . • 5/ Formule d’appel ou de civilité (Monsieur, Madame,).

• 6/ Corps de la lettre
• 7/ Signature (nom et éventuellement fonction)

Modèle

UTEC
39/41 Avenue des Sablons Bouillants ZI Sud 77 100 MEAUX Tél. 01.60.09.82.50 Mail : [email protected]

Meaux, le 21 Février 2011,

Peugeot Métin Concessionnaire. A l?attention du Directeur Commercial. 81 Av Franklin Roosevelt. 77100 MEAUX.

OBJET : Informations concernant les prestations proposées par l?école hôtelière de Meaux.

Monsieur, Dans le cadre de nos formations en alternance, nous vous proposons des prestations de déjeuners d?affaires haut de gamme à des tarifs tout à fait attractifs. Nos apprentis, en cuisine et en salle, sont encadrés par des professionnels, dans l?optique de servir des repas savoureux,rapidement et efficacement. Le cadre que nous vous offrons vous assure convivialité et discrétion. Nous nous tenons à votre entière disposition pour vous fournir de plus amples informations au cours d?un entretien. Dans l?attente de notre prochain contact, recevez, Monsieur, nos salutations distinguées.

Jean DUPONT Responsable Commercial

L’entête de lettre
Votre entête de lettre doit comporter: • un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :
– – – – – le nom ou la dénomination commerciale de votre entreprise sa forme juridique et le montant de son capital social son adresse son numéro d’immatriculation au SIRET/SIREN et son code NAF son numéro de téléphone.

• d’autres ont un caractère facultatif : – numéro de fax ;
– adresse du site et/ou adresse email.

• Si l’AFNORprévoit de faire figurer ces mentions en haut et à gauche de votre page, nombre d’entreprises relèguent certaines de ces mentions (coordonnées, capital social, immatriculation…) en bas de page et ne font figurer, dans la zone Expéditeur, que le logo de leur société.

Les coordonnées du correspondant
• Elle doit pouvoir apparaître dans la lucarne des enveloppes à fenêtre prévue à cet effet.Une hauteur de 5 cm depuis le bord supérieur de la page et une distance de 11 cm à compter du bord droit de la page semblent convenir à une majorité de cas. Nomenclature de l’adresse • La disposition de l’adresse postale doit suivre les recommandations de la POSTE. Suivre les préconisations de la POSTE est d’autant plus important si votre volume de courrier est relativement élevé : le non respectde la nomenclature postale peut engendrer un traitement manuel de la poste et donc un surcoût non négligeable lors d’un envoi en nombre (publipostages).

Les coordonnées du correspondant (suite)
L’adresse est présentée sur 6 lignes maximum de 32 caractères au plus. La Poste préconise la présentation suivante : Ligne 1 : raison ou dénomination sociale ( Ligne 2 : identité du destinataire…