FICHE TECHNIQUE N° 25

UN TABLEAU DE BORD : POURQUOI, POUR QUI ET COMMENT ? En bref
Partie intégrante du management, le pilotage des activités peut s’appuyer sur l’utilisation de tableaux de bord. Outil privilégié de contrôle et de suivi, le tableau de bord permet une bonne visualisation des processus, du fonctionnement et des actions d’un service. Dans la définition des critères etindicateurs le constituant, le tableau de bord doit être construit en prenant en compte les objectifs poursuivis et les exigences des utilisateurs. Son intérêt résidera dans l’appui qu’il apportera à la prise de décision, en ce qu’il facilitera notamment la réorientation des activités et la mise en œuvre d’actions correctives.

Le pilotage des activités constitue un enjeu pour les services. Améliorer sesrésultats est le souci de toute organisation. Les finalités du pilotage peuvent être différentes, mais complémentaires : – optimiser les modes de production au travers d’un meilleur suivi des processus et des procédures ; – disposer d’informations fiables pour éclairer la prise de décision. De ce point de vue, le tableau de bord constitue l’un des outils du pilotage au même titre que l’évaluation,notamment. Cette fiche a pour ambition de constituer une aide à la réflexion pour l’élaboration d’un tableau de bord. Il s’articule autour de deux grandes parties, respectivement destinées à : – Préciser les finalités du tableau de bord et expliciter les différents niveaux de pilotage, selon les besoins de l’utilisateur du tableau de bord ; – Définir de façon synthétique, les grandes étapes de laconstruction d’un tableau de bord.

Les finalités et les différents niveaux de pilotage
Pourquoi un tableau de bord ? Le tableau de bord peut être considéré comme un outil offrant une visualisation simplifiée des situations décrites et des constats effectués par les indicateurs. Il permet à son utilisateur de se construire une représentation synthétique de la réalité. Le tableau de bordrenvoie à des finalités différentes, mais complémentaires. Une représentation communément répandue veut que l’on assimile les tableaux de bord à des outils de contrôle, alors qu’ils sont aussi des outils d’aide à la décision. Trop souvent, le tableau de bord est utilisé comme un compte rendu d’activité, permettant de suivre et d’assurer une gestion en continu, afin de vérifier notamment la conformitédes pratiques au fonctionnement prescrit, la cohérence des modalités de fonctionnement mises en œuvre, ainsi que le niveau de participation des acteurs d’une chaîne de production. La complexité croissante des champs et des domaines d’intervention, les contextes mouvants et fortement évolutifs auxquels sont confrontés les services, impliquent de redonner au tableau de bord une dimension plus large,afin d’en faire un véritable outil d’aide à la décision. Il s’agit d’aller au delà d’une logique de planification a priori et de constat a posteriori, pour bâtir un dispositif au service des enjeux de l’organisation, tourné vers la maîtrise de l’action et de l’anticipation, afin d’appréhender les évolutions en cours, au travers d’informations sélectives et appropriées. En effet, tout manager doitdisposer d’informations fiables et récentes pour pouvoir faire preuve de réactivité, et fonder sa décision sur des éléments objectifs, et ce, à quelque niveau que s’exerce la décision.

La Lettre du CEDIP – En lignes n° 25 – avril 2003 – page 1

Un tableau de bord : pour qui ? L’utilité d’un tableau de bord varie selon le positionnement de son utilisateur au sein de la chaîne hiérarchique. Leschéma ci-après représente les différents niveaux de pilotage et d’utilisation d’un tableau de bord.
Orientations politiques Management stratégique Objectifs Pilotage par objectif Management opérationnel
« Je veux suivre les processus »

Pilotage stratégique
« Je veux suivre la politique »

Actions Pilotage opérationnel
« Je veux suivre les procédures »

Résultats

Le niveau…