Mireille BRAHIC

MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS
Courriers, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses

© Éditions d’Organisation, 2004 ISBN : 2-7081-3047-1

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Chaque écrit professionnel résulte de la rencontre entre une situation et un objectif
1 – Une lettre transmetune information mais laisse aussi une trace
1.1 – Le corps du texte dépend de l’objectif de la lettre
Il serait inconséquent* de préconiser un contenu précis pour les lettres en fonction du secteur duquel elles émanent (administration, entreprise, particulier) et en fonction de l’occasion (accord, refus, demande…) qui les rend nécessaires. Le contenu d’une lettre dépend essentiellement del’objectif de celle-ci en corrélation avec le moment. Ainsi, l’objectif
* Tous les mots suivis de cet astérisque sont définis dans le lexique, page 327.

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Mieux rédiger les écrits professionnels

d’une lettre commerciale étant de fidéliser le client, il s’avère utile de modérer les refuspar des tournures telles que : « j’ai le regret de… » qui peuvent être encore renforcées par « malgré notre souci permanent de satisfaire notre clientèle » sans toutefois tomber dans la plus basse flagornerie dans laquelle ce type de lettre se vautre souvent. Quel client se trouve flatté par des « cher monsieur Untel » ou des « chère madame Unetelle » venant de parfaits inconnus ? Quel client estsensible à une longue lettre qui lui promet monts et merveilles ? Qui croit encore à « votre lettre a retenu toute notre attention… » ? Incontestablement les flatteurs ont un auditoire restreint et les longues lettres sont rarement lues. Même si une lettre commerciale ne doit pas manquer, non plus, de faire allusion à la restitution future du service rendu ou à une disponibilité illimitée etpermanente, toute logorrhée dithyrambique est à proscrire. Pour ce qui est d’une lettre administrative (qu’elle émane d’une administration civile ou militaire) son but est une information objective qui ne doit trahir aucun avis personnel; le rédacteur administratif écrit en lieu et place de l’administration à laquelle il appartient et, même si la lettre qu’il rédige exprime une décision, ce n’est pas lasienne en tant qu’individu. C’est l’administration concernée qui s’exprime par le truchement du responsable de l’établissement ou de celui du dossier traité. Ainsi, les nuances préconisées au paragraphe précédent n’ont rien à faire dans une lettre administrative. Néanmoins, les établissements publics à vocation industrielle (la Délégation générale pour l’armement, par exemple) ont pris l’habituded’assouplir certains de leurs courriers. Toutefois, une lettre émanant d’une entreprise n’est pas toujours destinée à la clientèle, et l’entreprise peut avoir, en certaines circonstances qui touchent le contentieux, les contrats ou les licenciements, le même but d’information incontestable qui est en permanence celui de l’administration. Le particulier quant à lui n’est tenu par aucunenormalisation ou réglementation et il est libre de s’exprimer comme bon lui semble. S’il veut écrire en bandes dessinées ou en vers, nul ne l’en empêche. Pourtant, lorsqu’il écrit pour affaire, lorsque l’enjeu est l’obtention d’un emploi ou d’une prestation par exemple, il a intérêt à « faire bonne impression ». Cependant, le correspondant lui étant la plupart du temps inconnu, il s’avère difficile d’être enphase avec ses attentes. Le mieux est alors de se contenter de « ne pas faire mauvaise impression ». Pour cela il suffit de se

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La rencontre entre une situation et un objectif

fondre dans les usages propres aux entreprises : employer la présentation AFNOR, choisir un papier…